Gửi hàng hội chợ khác gì gửi mẫu cho buyer — 3 điểm riêng
- Địa chỉ nhận là ban tổ chức/kho trung chuyển, không phải một người cụ thể — kiện hàng phải ghi rõ tên hội chợ, số gian hàng (booth number) và tên công ty trưng bày, nếu không kho không biết giao cho ai.
- Deadline cứng theo lịch dựng booth — không có khái niệm "gửi bù sau"; mọi kế hoạch phải cộng buffer 2–3 ngày cho rủi ro hải quan.
- Hàng trưng bày không tự động miễn thuế — hàng mang về sau hội chợ vẫn phải khai giá trị hợp lý khi nhập cảnh Mỹ; cơ chế tạm nhập tái xuất (ATA Carnet) có điều kiện riêng, cần xác nhận có áp dụng được cho lô của bạn không trước khi trông cậy vào nó. Xem cách khai giá trị đúng.
Chi phí ước tính cho lô hàng hội chợ
Lô hội chợ (booth sample + standee + catalogue) thường nặng 2–20 kg — nặng hơn lô mẫu buyer thông thường và hay cồng kềnh, nên đo kích thước để tính cân thể tích bằng công cụ tính cước. Bảng cước đầy đủ tại bảng giá gửi hàng đi Mỹ.
Lưu ý lịch: lấy ngày dựng booth trừ đi 3–5 ngày (yêu cầu kho trung chuyển) rồi trừ tiếp ETA vận chuyển + buffer — đó là hạn chót phải giao hàng cho chúng tôi.
Lỗi thường gặp khi gửi hàng hội chợ
- Không ghi tên hội chợ + số booth trên kiện — hàng tới kho trung chuyển nhưng nằm vô chủ vì không khớp danh sách gian hàng.
- Gửi sát ngày khai mạc — một lần kiểm tra ngẫu nhiên của CBP là mất booth; luôn chừa buffer. Nếu đã kẹt, xem cách xử lý khi hàng bị giữ.
- Gộp chung invoice hàng "mang về" và hàng "để lại/tặng" — hai nhóm có cách khai khác nhau, gộp chung dễ bị hỏi lại giá trị. Tách 2 dòng rõ ràng trên chứng từ.
- Quên khai pin lithium trong máy trình diễn — thiết bị demo có pin phải khai đúng chuẩn, xem gửi thiết bị điện tử có pin lithium.
Tình huống thực tế
Một doanh nghiệp gửi 3 kiện booth sample tới hội chợ ở Las Vegas nhưng chỉ ghi địa chỉ trung tâm triển lãm, thiếu số booth và tên đơn vị trưng bày theo format của ban tổ chức. Kho trung chuyển giữ kiện lại chờ xác minh — đến chiều ngày dựng booth hàng mới về tới gian, đội ngũ mất nguyên buổi setup và bỏ lỡ buổi networking đầu tiên.
Quy trình gửi hàng hội chợ 4 bước
- Bước 1 — Xác nhận địa chỉ + booth number với ban tổ chức: xin đúng format ghi nhãn (advance warehouse hay show site, deadline nhận hàng).
- Bước 2 — Báo deadline dựng booth cho chúng tôi: chúng tôi tính ngược lịch bay + buffer và chốt ngày lấy hàng.
- Bước 3 — Lấy hàng, khai báo: invoice tách rõ hàng trưng bày mang về / hàng phát tặng; khai pin, chất lỏng nếu có.
- Bước 4 — Theo dõi tới khi kho trung chuyển ký nhận: bạn có tracking + xác nhận nhận hàng để đối chiếu với ban tổ chức.
Câu hỏi thường gặp
- Gửi hàng hội chợ cần chuẩn bị trước bao lâu?
- Tối thiểu 2 tuần trước deadline nhận hàng của ban tổ chức: 3–5 ngày vận chuyển + buffer hải quan + thời gian chuẩn bị giấy tờ. Hàng khó (pin, chất lỏng, đồ gỗ) cộng thêm thời gian chuẩn bị compliance.
- Hàng trưng bày mang về sau hội chợ có bị tính thuế 2 lần không?
- Chiều vào Mỹ khai và nộp thuế theo quy định; chiều mang về Việt Nam là lô nhập khẩu riêng theo luật Việt Nam. Cơ chế tạm nhập tái xuất (ATA Carnet) có thể giảm gánh nặng này nhưng cần điều kiện và đăng ký trước — hỏi chúng tôi đánh giá cho từng trường hợp.
- Địa chỉ gửi hội chợ khác gì địa chỉ gửi buyer thông thường?
- Phải ghi theo format của ban tổ chức: tên hội chợ, tên công ty trưng bày, số booth, và gửi tới advance warehouse (kho nhận trước) hoặc show site (địa điểm diễn ra) theo đúng khung thời gian từng nơi quy định.
- Có gửi được máy trình diễn có pin, thiết bị điện tử không?
- Được — thiết bị có pin gắn trong khai theo IATA Section II kèm nhãn cảnh báo. Xem chi tiết tại trang gửi thiết bị điện tử có pin lithium.
- Nếu hàng tới trễ deadline dựng booth thì xử lý thế nào?
- Tuỳ giai đoạn: còn trước khai mạc có thể chuyển phát thẳng tới show site (phí cao hơn); đã khai mạc thì giao vào gian hàng theo giờ cho phép của ban tổ chức. Phòng vẫn hơn chữa — chốt lịch gửi sớm với buffer đủ dày.
Sale 1